BAB 11
Surat Menyurat
Buku Dasar-Dasar Kesekretariatan dan Kearsipan, mengemukakan :
Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang efektif, sebagai bahan
dokumentasi penting yang sewaktu-waktu dapat dijadikan bahan bukti
tertulis. (Drs. E. Martono, 1985).
Selanjutnya dalam buku Manajemen Sekretaris :
Surat adalah komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan
ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta atau pesan dengan
menggunakan kata-kata yang bersifat umum dan jelas, dapat dimengerti
maksud dan tujuannya serta tepat sasaran (Drs. Saiman, M.Si, 2002).
Secara umum surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi
atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi
(sendiri) ataupun karena kedinasan.
Surat juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk
membicarakan masalah yang dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan
bahwa surat adalah alat komunikasi penting dalam tata kerja tata usaha.
Apabila terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus dan
berkesinambungan, maka kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya
korespondensi.
11.1 Arti Dan Funsi Surat
Surat
merupakan salah satu alat komunikasi tertulis populer yang pastinya
sobat sudah tahu akan itu semua. Tapi saya sanksi sobat masih sering
menggunakan surat untuk berkomunikasi. Generasi kita lebih sering
menggunakan telepon, sms, atau internet dalam menjalin komunikasi dengan
orang lain. Tapi zaman sebelum generasi kita, peran surat sebagai alat
komunikasi terasa sangat penting loh.
Nah, bagi sobat yang sedang belajar tentang apa itu surat, apa saja fungsinya, dan sejarah surat; Zona Siswa pada kesempatan kali ini akan membahas mengenai itu. Yup Pengertian, Fungsi dan Sejarah Surat
merupakan topik yang akan kita bahas sekarang. Semoga pembahasan
mengenai surat di bawah ini dapat bermanfaat bagi sobat sekalian. Check this out!!!
Pengertian Surat
Ada
banyak pengertian tentang surat tapi semua pengertian tersebut merujuk
pada inti yang sama; surat adalah sarana telekomunikasi.
Surat
merupakan alat komunikasi yang disampaikan secara tertulis, berisi bahan
informasi berupa berita, laporan, pemberitahuan, perintah, pesanan,
keputusan, undangan dan permohonan, yang lazimnya harus dikirimkan atau
disampaikan kepada pihak lain. Ada juga yang mengatakan bahwa surat
adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh
suatu pihak kepada pihak lain.
Ada juga yang berpendapat mengenai
pengertian surat sebagai suatu sarana untuk menyampaikan informasi
secara tertulis dari pihak satu ke pihak yang lain. Informasi dalam
surat tersebut bisa berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan,
laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya.
Sedangkan menurut Seojito dan Solchen (2004: 1) mendefinisikan surat sebagai berikut:
- Ditinjau
dari isinya, surat merupakan jenis karangan (komposisi)
paparan-pengarang mengemukakan maksud dan tujuannya, menjelaskan apa
yang dipikirkan dan dirasakannya.
- Ditinjau dari wujud peraturannya, surat merupakan percakapan tertulis
- Ditinjau dari fungsinya, surat adalah alat sarana komunikasi tulis.
Memang
banyak pengertian surat tapi yang kita bisa menarik kesimpulan sendiri
mengenai pengertian surat itu sendiri sebagai suatu alat komunikasi
tertulis yang ditujukan menyampaikan informasi dari pihak pengirim ke
pihak penerima surat.
Fungsi Surat
Sebagaimana
kita pahami penjelasan di atas mengenai pengertian surat, kita bisa
mengambil salah satu fungsi dari surat itu sendiri sebagai alat
komunikasi. Tapi bukan itu saja fungsi surat, ada beberapa fungsi surat
diantaranya adalah sebagai berikut:
- Surat sebagai sarana komunikasi.
- Surat sebagai alat menyampaikan pemberitahuan, permintaan, permohonan, buah pikiran ataupun gagasan.
- Surat sebagai alat bukti tertulis, misalkan surat perjanjian.
- Surat sebagai alat untuk mengingat, misalkan surat yang diarsipkan.
- Surat sebagai pedoman kerja, misalkan surat keputusan dan surat perintah.
- Surat sebagai historis.
11.2 Syarat-syarat Surat Yang Baik
Secara
garis besar suatu surat dapat dikatakan baik apabila memenuhi kriteria berikut
ini:
a. Surat disusun dengan
teknik penyusunan yang benar, yaitu:
- Penyusunan letak
bagian-bagian surat (bentuk surat) tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang
telah ditentukan.
- Pengetikan suratbenar, jelas, bersih, dan rapi, dengan format yang menarik.
- Pemakaian kertas
sesuai dengan ukuran umum.
b. Isi surat harus
dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Hal ini dimaksudkan agar
penerima dapat memahami isi surat dengan cepat, tepat, tidak ragu-ragu dan
pengirim pun memperoleh jawaban secara cepat sesuai yang dikehendaki.
c. Bahasa yang
digunakan haruslah bahasa Indonesia yang benar atau baku, sesuai dengan kaidah
bahasa Indonesia, baik mengenai pemilihan kata, ejaan, bentuk kata, maupun
kalimatnya. Selain itu, bahasa surat haruslah efektif. Bahasa surat juga harus
wajar, logis, hemat kata, cermat dalam pemilihan kata, sopan, dan menarik. Nada
surat harus hormat, sopan dan simpatik. Sedapat mungkin hindari pemakaian
bahasa asing yang padanannya sudah ada dalam bahasa Indonesia.
Untuk
menyusun surat yang baik, penulis harus mengindahkan hal-hal berikut:
1. Menetapkan lebih dahulu maksud surat, yaitu pokok
pembicaraan yang ingin disampaikan kepada penerima surat, apakah itu berupa
pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan atau hal lain.
2. Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan.
3. Merumuskan pokok pembicaraan itu satu persatu secara
runtut, logis, teratur dengan menggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik,
segar, sopan, dan mudah ditangkap pembaca.
4. Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan singkatan kata
atau akronim, lebih-lebih yang tidak biasa atau singkatan bentuk sendiri.
5. Memperhatikan dan menguasai bentuk surat dan penulisan
bagian-bagiannya.
6. Mengikuti pedoman penulisan ejaan dan tanda baca
sebagaimana digariskan oleh Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang
Disempurnakan dan Pedoman Pembentukan Istilah dalam Bahasa Indonesia.
Syarat lain yang harus dipenuhi dalam
menyusun surat yang baik ialah
a. memahami kedudukan masalah yang
dikemukakan;
b. memahami peraturan-peraturan yang
terkait dengan masalah itu;
c. mengetahui posisi dan bidang
tugasnya;
d. hal-hal yang terkait dengan
ketatausahaan.
11.3 Bahasa Surat
Yang dimaksud dengan
bahasa surat di sini ialah bahasa yang kita gunakan dalam surat kita, terutama bahasa dalam bagian inti surat itu.
Bahasa
yang digunakan harus tunduk kepada semua aturan bahasa yang berlaku
baik struktur kata dan kalimat, maupun penggunaan tanda-tanda baca,
pemakaian alinea/paragraf, dan sebagainya.
Pada alinea pembuka yang merupakan pengantar isi surat, penulis surat
biasanya menggunakan kalimat-kalimat khusus yang disesuaikan dengan
maksud surat itu. Misalnya, memberitahukan sesuatu, menyatakan sesuatu,
meminta sesuatu, membalas surat atau menjawab pertanyaan, dan
sebagainya.
Beberapa contoh kalimat pembuka:
- Dengan surat ini kami beritahukan kepada Saudara…
- Dengan ini kami mohon bantuan Saudara untuk…
- Bersama ini kami kirimkan kepada Bapak…
- Seiring dengan surat ini kami kirimkan uang dengan wesel pos sebesar…
- Membalas surat Ibu tanggal…
- Menjawab pertanyaan Anda dalam surat Anda…
- Memenuhi pesanan Tuan dengan surat tanggal… nomor…
- Menyusul surat kami tanggal…, dengan ini kami beri tahukan bahwa…
- Dengan sangat menyesal kami sampaikan kepada Bapak bahwa…
Kesalahan yang boleh dikatakan sudah menjadi suatu salah kaprah dalam surat-menyurat ialah penggunaan kalimat pembuka:
Bersama ini kami kabarkan bahwa…, atau
Bersama surat ini saya beri tahukan kepada Saudara bahwa…
Ungkapan
bersama ini mengandung arti ‘seiring dengan ini’,
sedangkan kabar atau berita yang disampaikan itu tidak seiring dengan
surat itu, tetapi ada di dalam surat itu. Oleh karena itu, bukan kata
bersama ini yang hendaknya dipakai di situ, melainkan kata
dengan ini atau
dengan surat ini.
Mungkin karena pengaruh bahasa Belanda atau Inggris kita juga menulis kalimat pembuka:
Menjawab surat Saudara… padahal
yang dijawab bukan surat, melainkan pertanyaan yang ada di dalam surat
yang diterima. Dalam bahasa Indonesia, lebih tepat bila kita
mengatakan/menulis:
Membalas surat Saudara tanggal… atau
Menjawab pertanyaan Saudara dalam surat tanggal…
Kalimat pembuka yang dimulai dengan kata
berhubung saja juga tidak tepat karena ungkapan yang seharusnya digunakan ialah
berhubung dengan. Misalnya,
berhubung dengan kesehatan saya hari ini agak terganggu… Boleh juga kita mulai kalimat itu bukan dengan ungkapan berhubung dengan, melainkan dengan kata
karena: Karena kesehatan saya hari ini… dan seterusnya.
Ungkapan
berhubung dengan menyatakan hubungan pertalian, sedangkan kata
karena dipakai
untuk menyatakan sebab-akibat. Jadi ada perbedaannya: kata karena tidak
dapat diganti dengan kata berhubung. Ungkapan lain menyatakan hubungan
pertalian ialah:
bertalian dengan, berhubungan dengan, sehubungan dengan, berkenaan dengan, sejalan dengan.
Kalimat penutup surat juga disesuaikan dengan isi surat kita. Pada
umumnya, pada akhir surat kita, kita menyampaikan terima kasih kepada
orang yang kita kirimi surat itu oleh karena bantuannya, perhatiannya,
kerja sama yang ditunjukkannya, dan sebagainya. Kalimat penutup ini
haruslah kita tempatkan pada alinea khusus yaitu alinea penutup, jangan
disambungkan saja pada bagian isi surat sesungguhnya.
Beberapa contoh kalimat penutup:
- Atas bantuan Saudara, kami mengucapkan banyak terimakasih.
- Kami akhiri surat kami dengan ucapan terima kasih atas perhatian serta kerja sama Saudara yang baik.
- Sekianlah laporan kami, mudah-mudahan beroleh tanggapan dan perhatian Bapak.
- Semoga laporan kami ini dapat membantu Bapak. Terima kasih kami ucapkan atas perhatian Bapak.
Diambil dari Buku
Inilah Bahasa Indonesia yang Benar karya J.S. Badudu.
11.4 Bagian Bagian Surat
1. Kepala Surat/ Kop Surat
Kepala
surat atau yang bisa juga disebut dengan kop surat merupakan bagian
teratas dalam sebuah surat. Fungsi penyertaan kepala surat tersebut
tidak terlepas dari pemberian informasi mengenai nama, alamat, kegiatan
dari lembaga tersebut serta juga bisa menjadi alat promosi. Bagian surat
yang pertama ini berisi:
- Logo atau lambang dari sebuah instansi, lembaga, perusahaan atau organisasi,
- Nama instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,
- Alamat instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,
- Nomor telepon, kode pos, alamat email atau alamat web.
Biasanya
setelah penulisan kepala surat atau kop surat terdapat sebuah garis
horizontal pemisah yang memisahkan antara kepala surat dengan
bagian-bagian surat yang lain seperti tempat dan tanggal pembuatan.
2. Tempat dan Tanggal Surat
Pencantuman
tempat dan tanggal surat tersendiri ditujukan untuk memberikan
informasi mengenai tempat dan tanggal penulisan surat tersebut. Untuk
tempat biasanya tidak dicantumkan kembali jika tempat sudah ditulis di
kepala surat yang berupa alamat instansi. Tapi bagi surat bukan resmi
yang tidak memiliki kepala surat, wajib menuliskan tempat di bagian
surat ke 2 ini.
3. Nomor Surat
Sebuah
surat resmi yang mewakili sebuah lembaga, instansi, perusahaan atau
organisasi biasanya menggunakan penomoran terhadap surat yang
dikeluarkan atau yang diterima. Nomor surat biasanya meliputi nomor urut
penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan surat.
Penomoran surat tersebut berfungsi untuk:
- Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila diperlukan
- Mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau perusahaan
- Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya
- Penunjukan secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.
4. Lampiran
Bagian
lampiran merupakan bagian penjelas yang menginformasikan bahwa ada
sejumlah berkas atau dokumen yang disertakan dalam surat tersebut. Jika
tidak terdapat berkas atau dokumen yang dilampirkan, maka bagian
lampiran bisa ditiadakan.
5. Hal
Pada
bagian surat ke lima ini berisi hal atau perihal. Hal berfungsi
memberikan petunjuk bagi pembaca mengenai pokok isi surat tersebut.
6. Alamat Dalam
Terdapat
dua alamt yang dituliskan dalam surat, yaitu alamat luar (yang ditulis
di sampul surat) dan alamat dalam (yang ditulis di dalam surat). Alamat
yang dimaksud dalam bagian ini merupakan alamat dalam. Ada beberapa hal
yang harus diperhatikan dalam menulis alamat dalam ini, hal-hal tersebut
adalah sebagai berikut:
- Kata
"kepada" pada alamat dalam sebenarnya tidak harus ada. Kata "kepada"
dirasa berlebihan karena sudah ada kata "YTH/ yang terhormat"
- Menggunakan kata "Yang terhormat" yang bisa disingkat menjadi "YTH"
- Menggunakan
kata "Bapak", "Ibu" atau "Sdr" jika yang dituju adalah seseorang bukan
nama instasi. Kata "Bapak, Ibu, Sdr" selalu ditulis dengan huruf kapital
diawal kata dan diikuti oleh nama orang.
- Di setiap bari pada bagian alamat dalam tidak diakhiri oleh tanda titik.
- Menuliskan alamat orang atau lembaga yang dituju, lengkap lebih bagus.
7. Salam Pembuka
Bagian
surat yang ke 7 adalah salam pembuka yang berfungsi sebagai sapaan
dalam surat. Salam pembuka ditulis dengan huruf kapital di awal dan
diakhiri oleh tanda koma.
8. Isi Surat
- Pembuka
Pembuka merupakan alenia pertama yang berfungsi sebagai pengantar atau
pendahuluan terhadap infomrasi yang disampaikan di alenia isi.
- Isi
Alendia isi berisi informasi yang akan disampaikan.
- Penutup
Sedangkan alenia penutup ini berisi ucapan terima kasih atau harapan dari penulis surat kepada pembaca surat.
9. Salam Penutup
Salam
penutup merupakan penutup surat yang biasanya menggunakan kata: "Hormat
saya, Hormat kami, Wassalam". Penulisan salam penutup tersebut seperti
salam pembuka, diawali oleh huruf kapital dan diakhiri oleh tanda koma.
10.Nama Jelas Pengirim dan Tanda tanganSetelah salam penutup, terdapat nama jelas pengirim surat beserta tanda tangannya.
11. Tembusan
Tembusan merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak atau orang lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut.
11.5 Contoh-contoh Surat
1. Surat Pribadi
Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan
berita/informasi yang dibuat/dikirim oleh seseorang, baik kepada perorangan
juga maupun kepada organisasi/lembaga.
2. Surat Dinas/Resmi
Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan
berita/informasi yang berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan
kedinasan/kegiatan dinas sebuah instansi pemerintah.
3. Surat Dagang/Niaga
Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan
berita/informasi yang berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan penawaran
barang-barang/berhubungan dengan kegiatan dagang.
Soal:
1.
Suatu
sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada
pihak lain baik atas nama pribadi (sendiri) ataupun karena kedinasan,
pengertian dari..
a.
Surat* c.
Pengumuman
b.
Email d.
faximile
2.
Suatu alat bukti tertulis, alat
pengingat, alat bukti historis, duta organisasi dan pedoman merupakan..
a. pengertian surat c. syarat surat
b. fungsi surat * d. jenis-jenis surat
3. Bahasa
yang digunakan hendaklah bahasa yang benar dan baku sesuai dengan kaidah bahasa
Indonesia merupakan salah satu dari…
a.
pengertian surat c.
syarat surat yang baik *
b.
fungsi surat d.
jenis-jenis surat
3.
Bagian
–bagian surat terdiri dari:…
a.
Kop
surat, tempat dan tanggal, nomor surat, lampiran, perihal
b.
Alamat
dalam, salam pembuka, isi surat, salam penutup
c.
Nama
jelas & tanda tangan pengirim, tembusan dan initial surat
d.
Semua
jawaban benar *
4.
Surat
dinas, surat pribadi, surat dagang merupakan..
a.
Pengertian
surat c.
syarat surat yang baik
b.
Fungsi
surat d.
contoh-contoh surat *
Sumber :
http://www.zonasiswa.com/2013/12/surat-pengertian-fungsi-sejarah.html
http://wiharsono.wordpress.com/2011/02/28/arti-surat-menyurat/
http://arsipsuratku.blogspot.com/2013/10/syarat-penulisan-surat-yang-baik.html
http://www.zonasiswa.com/2014/01/bagian-bagian-surat-penjelasan-contoh.html
http://sastranesia.com/bahasa-surat/
http://desyantigularti.blogspot.com/2014/05/surat-menyurat.html
